Je mehr (mobile) Geräte man besitzt, desto mehr Synchronisationsaufwand muss betrieben werden, um die Daten auf den Geräten wirklich synchron zu halten. Konnte ich zu Anfang meine Dateien zwischen stationärem Rechner und Laptop noch per Hand austauschen, bin ich inzwischen froh und dankbar darüber, dass ich meine Arbeitsdaten per DropBox auf allen Rechnern (insgesamt sind es derer drei: ein MacBook Air für unterwegs, ein MacBook Pro, das stationäre zu Hause auf dem Schreibtisch liegt und mit Tastatur und externem Monitor betrieben wird sowie ein Mac Mini, der im Keller steht und vor allem als Mediacenter und Backup-Station fungiert) synchron halten kann.


Komplizierter gestaltet sich die Aufgabe der Synchronisation mit meinen To-Do Listen. Gerade gegen Ende des Schuljahres gibt es immer viele Kleinigkeiten, die zu erledigen sind und über die man oft zwischen Tür und Angel informiert wird. Da ist Geld für die Klassenfahrt und für die Jahresschrift einzusammeln, Bücher müssen eingesammelt und zurückgebracht werden, Notengespräche wollen geführt sein, Kopfnoten, Jahresnoten, Fehlzeiten in die entsprechenden Listen eingetragen, Klassenbücher und Kurshefte kontrolliert werden und all das in den richtigen Listen vermerkt, angestrichen, unterschrieben und abgeheftet werden. Um in diesem (und dem normalen, anderen) Chaos nicht die Übersicht zu verlieren habe ich mir angewöhnt, To-Do Listen zu führen. DIGITALE To-Do Listen. Die Idee dahinter: Egal, ob ich mit Laptop, iPad oder iPhone in der Klasse oder dem Lehrerzimmer stehe, oder ob ich am Schreibtisch sitze – ich möchte überall meine To-Dos eintragen und ggf. abhaken können – das bedeutet, dass ich alle Geräte (Laptop, Schreibtischrechner, iPhone und iPad) synchron halten muss, was meine To-Dos angeht.


Leider gibt es für diesen Bereich noch keine eierlegende Wollmilchsau, also EIN Programm, das auf ALLEN Plattformen läuft, gut aussieht und sich immer und überall synchron halten kann usw. Also muste ein bisschen gesucht und geforscht werden. Mein persönlichen Anforderungen an die To-To-Verwaltung waren:


  • auf den Macs sollen die Termine in iCal erscheinen und dort auch einzutragen sein
  • die iPhone- und die iPad-Applikation sollen schön aussehen, so dass ich sie gerne bediene
  • alle Geräte sollen immer und überall synchron sein können – also auf jeden Fall WiFi-Sync, besser noch 3G/EDGE, keine Pflicht zur Kabelbindung
  • die Synchronisation soll weitestgehend selbstständig ablaufen, ohne ständig auf Synchronisationsbuttons klicken zu müssen


Wenn man den ein oder anderen Punkt in dieser Liste wegließe, fänden sich vielleicht einfachere Lösungen – wer das Geld hat, auf Things zu setzen, und wem es nichts ausmacht, dass Things beim Starten auf dem iPhone IMMER die unterste Ordnerzeile abschneidet, der kann natürlich Things auf dem Desktop, dem iPhone und dem iPad laufen lassen. Dann muss man aber auch damit leben, dass eine Synchronisation nur dann funktioniert, wenn die Rechner im gleichen Netzwerk hängen. Meine Lösung sollte anders aussehen – denn ich wollte ja auch unterwegs synchronisieren können:


iPad – Taska

Nachdem ich zunächst mit Appigo ToDo herumprobiert hatte, fiel mir Taska in die Hände. Ich finde, dass Taska derzeit die schönste ToDo-Anwendung im AppStore ist – die App kann alles, was ich brauche, sieht schick aus, ist nicht überladen und synchronisiert ToDos über den kostenlosen WebDienst www.toodledo.com. Leider ist Taska derzeit nur in englischer Sprache verfügbar – aber das darf einen Englischlehrer natürlich nicht stören :-)


iPhone – 2Do

Die iPad-Taska-Synchronisation mit ToodleDo trifft sich gut, denn auf dem iPhone setze ich schon lange auf 2Do als To-Do Listen Programm. Bisher habe ich 2Do mit dem programmeigenen 2Do-Sync-Helper mit meinem iCal abgeglichen – was aber auch nur im heimischen WLAN funktioniert. Also fix 2Do umgestellt auf ToodleDo-Synchronisation – schon hatte ich iPad und iPhone in Sachen To-Dos synchron. Da die Synchronisation über das Internet abläuft, kann sie auch ausserhalb eines WLANs im 3G oder EDGE-Netz erfolgen. Im Gegensatz zu Taska synchronisiert 2Do auf Wunsch beim Programmstart automatisch – bei Taska ist es ein Klick auf den (immer eingeblendeten) Sync-Button, ich mag mir aber vorstellen, dass hier ein Update den automatischen Sync auch bald bringt.


MacBook / Mac Mini – iCal

Auf meinen Macs verwalte ich meine Termine und To-Tos mit iCal. Schön ist, dass Apple über MobileMe die Möglichkeit eingerichtet hat, Kalender zwischen allen Geräten synchron zu halten – so habe ich meine Termine immer bei mir. Mit den To-Dos klappt das leider nicht ganz so gut – zwar kann ich mir diese als “Aufgaben” im Mailprogramm und somit auch in den entsprechenden IMAP-Ordnern der mobilen Endgeräte anzeigen lassen – ergonomisch ist das aber nicht. In iCal sehen die To-Dos weit schöner aus. Dementsprechend trage ich meine To-Tos also in iCal ein und synchronisieren die drei Macs untereinander mittels MobileMe.


Der Trick – ToodleDo meets iCal

Soweit, so gut, iPad und iPhone sind synchron, im Internet finde ich meine To-Dos auf www.toodledo.com, die Macs synchronisieren sich untereinander, aber wie kommt die Verbindung von iPad, iPhone und iCal zustande? Hier hilft ein kleines, derzeit kostenloses (weil in der Betaphase befindliches) Tool von Appigo – dem Hersteller von ToDo, welches mir zwar auf dem iPad, nicht aber auf dem iPhone optisch und ergonomisch zusagt. Das kostenlose Tool Appigo-Sync (übrigens auch für Windows-Benutzer zu haben) synchronisiert iCal mit ToodleDo. That’s magic. Appigo-Sync läuft auf meinem Mac-Mini-Server im Keller, führt den Sync-Prozess alle 5 Minuten aus und sorgt so dafür, dass Änderungen, die ich an iPad oder iPhone mache, im iCal (im Keller – und Sekunden später per MobileMe auf MBP und MBA) landen, und dass Änderungen innerhalb iCals innerhalb von maximal 5 Minuten bei ToodleDo und damit auch auf iPhone und iPad landen. Genau so habe ich mir das vorgestellt. Smarter wäre, wenn Apple To-Dos innerhalb iCals vernünftig verwalten und schön und ordentlich auf iPhone und iPad synchronisieren würde – aber so geht’s ja nun auch ;-) PS: Hier wird dann auch deutlich: Das iPad darf bleiben. Ich habe es einem Jailbreak unterzogen, kann nun sämtliche Inhalte des iPads per Beamer an die Wand projizieren und habe ein sinnvolles Unterrichtswerkzeug gefunden – aber das ist ein anderes Thema.

Der steinige Weg zur To-Do Liste
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10 Kommentare zu „Der steinige Weg zur To-Do Liste

  • 5. Juli 2010 um 20:23
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    Icb benutze schon jahrelang OmniFocus (sowohl Mac als auch iPhone). Das ist in der Anschaffung teuer, dafür aber sehr flexibel, professionell und zuverlässig. Demnächst auch fürs iPad.

  • 5. Juli 2010 um 20:27
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    Omnifocus war mir immer ein bisschen oversized, auch wenn es die erste GTD-App. war, die ich damals fürs iPhone gekauft habe. Vielleicht war es sogar DIE erste App. Kann das denn Sync außerhalb des WLANs?

    • 5. Juli 2010 um 20:55
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      OmniFocus und Cloud-Sync? Klar! Hätte ich es sonst vor langer Zeit zum Alleinverantwortlichen für meine Todos gemacht? :-)
      Egal ob iOS oder Rechner: immer der aktuelle Stand. Es gibt halt kein Web Interface – wofür auch, wenn iPhone & Co. eh dabei sind.

      In iCal Pflege ich inzwischen keine Todos mehr ein. Habe auch den Sync in OmniFocus deaktiviert. Das war immer eine Fehlerquelle und ist einfach nur suboptimal gelöst (sobald mal ein paar mehr Todos in der Liste hat).

      • 26. August 2010 um 07:54
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        OmniFocus ist auch mein “Chef” – ohne kann ich mir meine Arbeit schwerlich vorstellen.
        Die neue iPad-Version ist meiner Meinung nach die gelungenste von allen, weil sie wunderbar zu bedienen ist. Das (eigentlich sehr wichtige) wöchentliche Überprüfen der Liste habe ich früher gern mal geschlabbert, beim iPad freue mich geradezu darauf, weil es so schön gelöst ist :-)
        Sync funktioniert perfekt, allerdings leider nicht per Push, man muss selbst nachhelfen – das einzige Manko in meinen Augen. Für unterwegs ohne Tasche habe ich so jedenfalls mit dem iPod Touch immer alle Listen dabei.
        GTD wende ich nicht 100%ig an, aber das einfache Grundprinzip ist für mich das Entscheidende und mit OF perfekt umzusetzen: Alles rein in die Liste und damit raus aus dem Kopf. Komfortabel wird es mit OF vor allem durch die vielen Möglichkeiten, Wiederholungen zu definieren, durch das Outline-Prinzip und durch die Möglichkeit, den Fokus zu setzen (auf ein Projekt oder auf einen “Kontext”) und alles andere für eine Weile auszublenden.

  • 26. August 2010 um 10:12
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    Meine Odyssee hat ihr (vorläufiges?) Ende auch bei Omnifocus gefunden. Die iPhone Version hatte ich schon lange, aber die Investition in die Desktopvariante hatte ich gescheut. Zumal die echt unschön aussieht. Letztlich habe ich mich, gerade weil die iPas Version so toll aussieht, dann dich für das Rundum-Paket von OMNI entschieden und hoffe, dass es jetzt auch den Stresstest in der Schule übersteht.

    • 28. August 2010 um 13:06
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      Ich nutze auch OmniFocus und habe die Anschaffungskosten relativ schnell verdrängt. Einmal eingerichtet bietet es viele Möglichkeiten – oder auch ganz wenige: wie man es eben wünscht und einrichtet.

      Nach jetzt fast 2 Jahren muss ich sagen, dass ich weder die Bedienung schwierig finde noch Probleme mit dem Datenbestand hatte. Und das bei dem Sync über die Wolke. Was möchte man mehr von einer Todo Liste verlangen?

      Nutzt Du einen privaten WebDAV Server oder den von Omni?

      Gruß,

      Felix

  • 28. August 2010 um 18:08
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    Ich synce das derzeit über MobileMe. Wobei ich es noch nicht hinbekommen habe, dass alle drei Versionen von OF sich automatisch untereinander syncen. Irgendwo muss ich dann doch immer nochmal den Sync-Button drücken, damit alles auf Stand ist…

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